企业进入整合信息化阶段
企业OA应用现状分析
如今，协同OA已经不再局限于内部通讯、信息发布、知识管理、审批处理和一些事务性管理等应用，而是伴着企业认知度和应用水平的提高，表现出日趋成熟的一面，以更强的适应性和扩展性灵活应对企业需求上出现的某些最新特征。在高速发展的中国，企业发展节奏加快，内部管理更是千差万别，协同OA必须随之发展并跟上这个节奏，才能巩固其企业级重要信息化应用的地位，近两年来，主流协同OA产品纷纷融合最新信息技术应用便是以主动性发展消除这种冲击。例如，从横向上看，增加手机办公能力为企业移动办公带来便捷，增强分离部署能力为企业跨地扩张和信息量迅猛增加提供负载均衡环境，增强规划调整和随需应变能力以应对企业内部管理的变化多端，包括动态响应企业重组、扩张和业务内容改变等引起的管理需求。从纵向上看，优化细节设计为企业提供更贴近日常业务和人性化办公环境，集成整合业务系统为企业进一步挖掘与分析各类信息资源，消除不同系统间的信息壁垒。
在企业信息化应用中，简单概括起来，网站管发布、HR管人事、CRM管客户、ERP管物流、财务软件管资金流，就OA系统而言，则是管信息流。在协同OA中，组织、人、制度、知识、业务和各类大小事均被电子化为信息，涉及人多面广，事务性繁杂。而顺畅有序的信息流促进了建立清晰的职责规范并可以让工作更高效、管理更规范，因此，很多单位把协同OA视为关键的办公平台。威尔软件市场总监黄尚岭认为，作为企业级应用层面上的一个管理工具，协同OA的作用与价值已经不可替代。
就现状而言，企业通过信息化建设上马了多种类的业务系统，提高了办公效率和业务处理能力，但在整体管理与控制方面还有待挖掘，突出的瓶颈在于各业务系统间业务数据的融合与利用。事实上，协同OA是唯一一种被赋予将各类系统串起来（集成）的信息系统，也是唯一能从企业级全局性上提升企业整体工作成效和管理控制能力的信息系统。以目前的技术手段并非说在协同OA上无法实现资源整合目标，而是实现难度大和代价过高。由于每个系统的用途、厂商、建设时间都不同，加上相互独立的技术架构和存储方式，直接考验企业的协调与规划能力，于是，企业至今仍然无法有效摆脱业务系统越建越多，信息“孤岛”现象也越严重的尴尬局面，在数据挖掘与信息整合上始终是雾里看花，望而却步。因此，如何向信息资源整合挖掘信息效益，就成为下一代协同OA的攻关方向。
门户型OA打开信息整合之门
业内人士近两年多有针对第四代OA的畅想，尽管是各表其见，但都会不约而同地将集成与整合列入第四代OA应具备的能力。其直接原因是该能力决定了协同OA能否成为企业基础信息平台发挥关键性应用作用，也就是说，只有具备了这个能力，协同OA才能真正成为名符其实的信息中心、业务中心、知识中心和决策中心。威尔软件市场总监黄尚岭指出，集成与整合能力势必成为下一代OA的标志性特征，也是企业提升协同应用的突破口所在。那么，什么是第四代OA？近日，国内专业协同软件厂商威尔软件在业内首次较完整、系统性地提出了相关的概念与标准，有助于我们掀开第四代OA神秘面纱。威尔软件认为，第四代OA将是一个基于门户应用的协同办公系统，简称“门户型OA”。它以打造企业的基础信息平台为目标，在全面传承上一代OA重大应用及其优良特性的基础上，以集成技术实现数据挖掘与数据交换，以门户技术实现信息整合与信息呈现，以价值驱动需求助力企业建设具有全新应用模式的办公自动化系统并提升企业信息化整体效益。
由此可见，第四代OA强调随需而变，系统集成与业务整合能力强，能够对企业内部基于不同平台架构、不同技术应用所建立的各类业务系统进行无缝集成和整合，直接调用业务数据、签批业务单据或报表，还能进一步实现对业务系统的单点登录、用户管理、应用集成、内容管理等，解决企业中普遍存在的信息“孤岛”现象，从而为企业提升整体运营效率、成本内控和决策水平提供全面支撑。
门户型OA离企业有多远？
威尔软件市场总监黄尚岭认为，门户型OA不是对传统OA的颠覆或替代，只是一种继承与升华。继承的是传统OA的各类重要应用，升华的是从广度与深度上对传统OA进行跨系统的扩展，提升其应用价值。我们可以将两个角度去理解门户型OA，一是门户角度，通过汇聚源于各类业务系统的信息资源进行集中式展示，改变了过去的信息资源条块分割现象，从而方便了全员性的一站式应用，信息获取和业务处理变的简单、快捷，这样就无需每天重复登录不同的业务系统进行业务处理，特别是为企业各级领导节省了很多时间与精力。二是协同角度，无限发挥协同能力，有效改善业务系统在流程管理与协同处理上的薄弱现状，使各种业务处理和事务性管理均可在协同OA中集中完成，形成跨系统、全业务、全员性的工作协同机制，高效响应和集中处理各类业务。对于企业领导而言，不仅可以随时获得系统间数据整合后的集成报表，而且，可以轻松掌控企业经营状况，及时审批所有事务。
门户型OA有效改变过去在集成整合上的高成本、高门槛和高复杂度的“三高”风险，尽管数据层面上的整合难度很大，涉及到不同厂商和技术架构，不同企业面临的问题也不同。但是，门户型OA提供的产品化接口工具，能减少对OA本身的变动，绕开业务系统所涉及厂商的艰难协调，并让整个过程处于可控状态。接口工具关键在于与其它业务系统数据层面上的共享和整合，对协同OA和业务系统基本不造成影响，日后的管理维护也简单，当这些系统升级时，只需要对接口配置进行必要的调整就能适应需求变动。
协同型OA发展同样并不是为了取代ERP、CRM等业务系统的作用，而是牵头实现各系统间的数据互通、互用，使系统间数据得到有效融合。威尔软件市场总监黄尚岭表示，企业构建了门户型OA后，协同OA将由此形成为企业级的信息门户、办公门户、知识门户和决策门户，既避免了以往需要同时面对多个业务系统的不便，又化解了“孤岛”现象下的信息条块分割困惑，一站式、全信息、大协同、大决策的应用价值由此得以呈现，其意义已经不再只是提升了协同OA应用，而是标志着企业已进入以集成整合为核心的信息化最高级阶段。
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