在国家“走出去”战略的大力推动下，国内央企、大型集团企业近些年的国际化进程愈发加快，跨国商务不断增多，双方人员往来活动频繁。随着越来越多的企业员工走出国门，企业的出入境事务管理面临的挑战也与日俱增：一方面企业需要及时、有效地为因公出入境的员工办理所需的各种证件、签注及邀请函；另一方面出境人员也需了解前往目的国的相关法律法规，以及出入境的限制。尤其是参与海外工程项目，一些特种工作岗位还需要取得当地的资格认证。但由于各种原因限制，当前集团企业的出入境事务管理多不规范。这项经常被企业忽视的管理业务，一旦出现纰漏，不仅耽误企业商务运营，更可能带来更大的影响。

    日前，大连市一家制造公司两位工程师受单位派遣，两天内急于赶赴越南为客户调试新设备。然而他们在办理因公出境手续过程中，所要开具的任务批件、企业间往来的征求意见函、任务通知书、任务确认件、内部的申请审批审核资料、因公普通护照办理申请、出境证明等基本信息资料因事前均无准备。结果两天后，所有应有的证件信息还是无法备齐，直到第四天才凑齐出发赴越，令越方客户非常生气，商业诚信受到质疑。
    一样事由，不一样的结果。一家出口型的机械集团企业，其产品主要销往中东地区，因沙特的某用户设备出现较大故障，来电紧急要求该公司三天内立即派遣工程师到达现场指导抢修。由于该公司已引进全生命周期的出入境事务管理体系，有了规范化的管理制度和信息化的系统能力支撑，业务办理过程非常顺利。公司信息系统早已将要派往境外的三位工程师个人信息及各类证件资料的电子版、人员的出入境记录、任务批件、企业间往来的征求意见函、出境证明等基本信息情记录得完整齐全，让该公司工程师两个工作日就办妥了出境的所有手续，第三日就及时赶到了客户工地，为维护企业的市场信誉，增强企业的国际竞争力提供了强有力的支持。
    因此，为了更加高效、高质量地管理企业员工的出入境事务，已走向国际化、跨国商务愈做愈大的大型集团企业亟需依托信息系统来建立出入境事务的全生命周期管理体系。
    国内知名的管理软件厂商北京慧点科技有限公司（简称慧点科技），就依据对众多大型集团企业管理业务研究和信息化实践经验，提出了完整的集团企业出入境事务管理解决方案。通过信息系统帮助企业建立并固化了一套规范化、全生命周期的出入境事务管理机制，实现出入境管理事项、证照、人员的在线分类管理，支持便捷查询与到期预警；为出入境人员及事务办理人员提供统一的协同与信息分享平台，并可与外部接口集成实现自动化提报，简化办理过程，提高办事效率。
    因公组团与参团管理
    因公组团包括由我方发起的团组、派员参加其他机构团组、其他机构派员参加我方团组等多种情况，针对不同的情况，出入境手续办理流程各有差异。办理过程主要包括：开具任务批件，开具企业间往来的征求意见函、任务通知书、任务确认件，人员资料的提交与收集，内部的申请审批审核，因公普通护照办理，开具出境证明，出具中英文照会，邀请函办理，机票及酒店办理，签注办理等一系列工作。因整个办理过程繁琐，需要进行协调和沟通的人、事项多，前往目的国或有不同规则的差异，因此在实际执行时，往往容易出现人为错漏，导致重新补充资料，影响行程的正常开展。
    在慧点科技提供的出入境事务管理解决方案中，上述办理过程都将基于信息化平台进行，能够实现环节自动化流转与进程实时查看。系统提供了各类所属文件模板，并自动生成最终文件；同时将目的国的签注要求固化到系统中，在办理时自动推送到桌面，最大程度的减少错漏并提高效率。团组出访结束后，系统会提醒相关人员将出访记录及总结反馈到系统中，最终实现出境事务的全生命周期管理。
    入境邀请函的管理
    除出境事项外，企业需要对外籍人员来华开具邀请函。邀请函管理主要包括两部分，一部分是内部的审批核准，一部分是制作邀请函并发送到中国驻所在国使领馆或代办处。
    利用慧点科技出入境管理系统可以实现内部审批核准流程的自动化，同时将已通过的申请按照邀请函的人数限制拆分生成多张邀请函，并自动发送到驻外使领馆的邮箱中，实现全过程的自动化。同时，系统还能对邀请函后续的使用进行跟踪记录，包括外籍人员是否在邀请函有效期内到访，并最终对来访企业、人员、国家、频次等进行统计。
    证照办理与管理
    企业出入境事务涉及的证照主要包括因公普通护照、签注、APEC卡、港澳通行证、特种岗位工作资格证书登记备案等。证照管理的内容主要范围是证照的有效期，证照的办理与注销等。慧点科技出入境事务管理系统实现了出入境证照的规范化管理、便捷化办理查询及预警提醒，节省办事效率。
    随着因公出国电子护照的启用，护照申报的电子材料需要通过外交部公共授权网关进行提报办理。而证照材料的管理和提报过程，均可通过企业出入境事务管理系统来自动完成，避免手工操作的带来的数据不一致或疏漏。同时，系统会定期检查证照的有效期，及时提醒并发送通知给证照持有人及管理人员。
    在企业组团出国时，出入境事务管理系统将首先检测随团人员的证照情况，包括证照是否齐全、是否在有效期、是否存在与目的国互斥的签注，并给出需要新办理或注销后再办理证照的人员名单，办理目的国签注所需要的材料清单，使领馆的地址、联系电话、办理周期，或免签的范围与周期等信息。
    针对国外职业资格证书管理，长期在海外工作的人员通过系统将所获取的工作资格证书进行登记备案，包括颁发机构、国家，有效期等信息，便于在海外人员跨国调度时查询和管理。
    人员管理及服务
    企业出入境事务管理系统涉及的人员管理，主要涵盖了人员的基本信息及各类证照资料的电子版、人员的出入境记录、当前所在国家、随团出访异常记录等信息管理。同时，系统为出入境人员提供在线自助服务平台，可提出证照的在线申请、进行个人资料的更新、查看证照办理进度、统计出入境情况等服务。
    由此可见，利用信息化手段来建立、健全企业的出入境事务管理体系，对于跨国商务繁多的大型集团企业而言，其意义不仅是改善了企业管理，更为企业拓展海外商务、提升国际竞争力提供了一个重要支撑工具，影响深远。