使企业的员工可以在自己的电脑上进行传真的电子化收发，而不需要配备大量的传真机，节约传真办公费用，发送传真不用先打印出来再发，直接进行电子文件发送。
　　传真作为一种能同时传送图像、文字的通信手段，已被广泛地应用，但使用传真机也出现了种种不便，例如：传真机需专人负责看护，发送速度慢；同一资料要发送给多个客户时，费时费力，工作量大；传真机无法和单位的局域网(LAN)相连，实现从计算机上发送和接收传真；计算机中的一些文字或图像必须先打印出来，才能从传真机中发送，即造成纸张的浪费，也不利于无纸办公的发展。本系统是基于WINDOWS的传真处理中心系统，系统支持网络传真功能，每个工作人员可以使用IE方便地收发传真，就象平时收发Email一样方便、灵活。可以建立一个传真资料库，让需要资料的合作伙伴自己打入系统进行传真索取，而不用我们接到合作伙伴的电话后，再跟据他的要求进行手工发送

　　系统网络结构：

　　系统功能：
　　本系统是基于WINDOWS服务器的传真处理中心系统，系统以传真服务器为中心，支持网络传真功能，每个业务座席可以使用IE方便地收发传真，就象平时收发Email一样方便、灵活。利用TCP/IP协议，每个业务座席可以使用IE，管理、收发传真。也可以在客户端利用任意软件的打印功能，打印时选中华琪传真服务器后，会弹出一个小界面，让他输入要发送的传真号码，点击发送就可以发走传真了，非常方便。
 
　　传真自动索取功能                                         
　　用户通过语音提示，利用传真机或电话索取所需的书面传真资料。例如：公司提供可供客户索取产品目录及报价单；电视台提供观众索取节目表；厂家提供代理商新产品发布及代理价格变更。政府机关提供公众政策法规，申办手续等。
以前利用传真机发送资料的方法是：听取客户需求--------- 选取所需资料------- 拨通客户传真电话---------发送传真资料。
这种方法需要专人负责，办公效率低。有了传真资料自动索取系统，无需专人看管，资料索取者只要拨通系统电话，无需人工帮助，在清晰、友好的系统提示语指导下，通过电话直接或间接的获得所需的资料。
　　1．即时索取传真：资料索取者须使用传真机并通过系统语音的提示输入所需的资料代码，并按下传真机的开始（START）键，启动传真机，传真可以即刻发送。
　　2．授权索取传真：对于一些加密文档，只有授权用户（比如：代理、分销商、分公司、会员等）才有权索取，这时资料索取者通过系统语音的提示输入自己的帐号及密码，系统验证账号密码合法，才可以索取。对于以上两种索取方式，用户可以先索取传真回复目录表，一次可以索取一份资料，也可以一次索取多份资料。

　　传真群发
　　我们经常会遇到这样一些问题，很多时候需要给多个用户发送同样一批传真文件，例如：传真广告函，邀请函等，此时就需要设置专人依次拨打电话逐一发送传真，本系统特为此开发了批量传真管理程序，管理员只需选择好要发送的传真用户，或传真用户组，并设置好要发送的传真文件，按下发送键，即可自动发送，系统会自动返回发送成功及失败的记录，便于管理者及时处理补发。

　　传真接收
　　本系统可随时接收传真文件，所接收到的传真自动存储在相应目录中。管理者可依据日期及时间查看所接收的传真内容，并根据传真内容的不同作相应的转发，或将无用的传真删除。
　　传真接收分为个人传真信箱和公共的传真信箱，如果系统收到的是个人传真，业务座席可以使用IE程序，管理、收发传真。同时系统将传真文件通过Email服务器发到传真信箱主人的Email信箱中，信箱主人可以使用Outlook Express方便地收传真。如果系统收到的是公共传真，同时系统将传真文件通过Email服务器发到所有人的Email信箱中。

　　应用领域
　　收发传真方式为人工操作的各企事业单位，尤其是收发传真量大的公司。