管理客户期望很重要，超越客户期望更关键。很多客户在跟呼叫中心坐席打交道的时候会把所有的体验归结到企业的品牌。客户通过电话与呼叫中心的交流给了企业一个机会，使企业可以通过积极愉悦的互动过程增强客户的忠诚度，但如果这个过程恰恰相反的话，最终损害到的也是企业的品牌形象。要想提升客户体验，除了保持较高的服务水平，使客户来电能够容易接通之外，整个的电话处理过程起着更加重要的作用。
1. 改善首次解决率
首问负责并避免让客户重复来电是提升客户满意度的最好的手段。当客户正做好等待的心理准备时，电话却被很快接听，坐席知识全面、技能娴熟，处理流程高效、顺畅，使客户的问题“一次性解决”，无疑会使客户感到“惊喜”。但是，要做到这些并不容易。其中最主要的障碍之一是企业的政策和流程限制了坐席获取足够的信息、拥有足够授权的能力。如果你耐心倾听员工的意见，询问他们服务好客户的难点在哪里，政策、授权及流程限制十有八九会被提及。
2. 支持坐席以恰当的方式执行相关流程
客户信息保密政策和流程是很多企业都具备的。如果不能恰当合理地跟客户解释，往往会使客户感到失望，甚至愤怒。比如，有一家金融企业有将近20%的客户抱怨和投诉是由于客户忘记了他们的账户或客户身份识别码而得不到应有的服务所引起的。在这种情况下，企业也许应该调整一下相关政策，在保护客户信息与服务客户需求之间求得正确的平衡。就像目前国内很多信用卡呼叫中心在核对你的身份信息时，如果你忘记了某条信息，坐席会马上更换另外一条信息进行身份核对，甚至有时还会给予客户提示。如果企业和呼叫中心做到了这一点，就会减少无谓的抱怨，并降低通话时长。同时，也会让客户感到呼叫中心虽必不可少但又相对灵活的身份核实政策也是为了客户的利益着想。
3. 展示同理心
理解并响应客户的问题与处境比单纯改变企业政策的作用还要微妙。展示对客户的理解和同情并不是很容易掌握的一项技能，需要让经验丰富的员工对欠缺这一技能的员工进行持续的分享与辅导，并辅以完善的知识管理工具，才能更好地接听和管理客户来电。针对这一技能的培训必须采取案例录音、知识与技巧讲授、模拟演练以及实际工作环境辅导与演练相结合的方式。
首问负责制
丰富的专业知识
通话控制
同理心
通话礼仪及融洽通话氛围的建立
通过语音、语速、语调、措辞以及有效的信息沟通等建立起客户的信心
如果一名坐席掌握了如何运用同理心以专业的方式回应客户的问题，那么恰当的管理客户期望就不再困难。
4. 客户匹配系统
目前市场上已经出现了一种新的客户匹配应用系统，可以把客户来电通过性别、年龄、以及多种其它地理、心理及社会学维度的人工智能分析，匹配到最合适的坐席队列。尽管有时有些客户等待的时间可能会稍微长一些，但一旦相匹配的坐席接起客户的来电，客户问题的一次解决几率是相对较高的。
5. 充分利用客户信息
通过对每一通来电进行详细的编码、总结、归类、关键词或标签设定，可以为客户信息的分析、挖掘以及在此基础之上的客户细分、差异化服务策略的制订和针对每通客户来电的个性化服务提供打下基础。当客户来电刚接通系统，马上就可以通过客户数据库信息匹配判断客户的身份、类型、对应服务策略、甚至来电原因，并把这些信息通过智能路由推送至最匹配的坐席桌面上。坐席在接听电话的同时就会知道如何称呼客户、客户的来电历史、消费习惯、客户所享受的服务等级及政策等信息，更有针对性的为客户提供个性化的服务，并在通话结束时，根据屏幕上的相关提示，决定是否要进行相应产品或服务的交叉或升级销售。如果每一通电话都贯穿这样一个流程，客户体验的满意度、坐席的成就感与自豪感、呼叫中心为企业所带来的直接和间接收益都将会得到持续改善与提升。
6. 语音分析
还有一项最近已趋向成熟的技术就是语音分析。通过分析通过过程中的关键词语及其出现的频率，这项技术可以通过将客户来电进行语音文本分析、归类及设定的相关后续响应，支撑和协助通话质量监督、投诉预警、客户信息挖掘、来电根源分析等重要的质量控制及客户管理相关工作，驱动呼叫中心不断捕捉和发现来电根源及其它有价值的客户及市场竞争信息，并据此持续改善服务质量及产品和市场策略，最终为客户带来更好的服务体验。 |
